Je bent producer, regisseur én acteur. Een alleskunner. Je regelt en regisseert. Je bent de ster van de film. Binnenkort neem je de Oscar voor de beste videovergadering in ontvangst.
Juist. Deze blog gaat over videovergaderen.
In realiteit gaat de Hollywood metafoor minder goed op. Alhoewel. Een vergadering duurt soms even lang en kan bij vlagen net zo spannend zijn.
Het toekomstbeeld van online vergaderen verandert
Overal tegelijk zijn. De hele dag rennen van vergadering naar vergadering. Hoe spreek je meer zakenrelaties op een drukke werkdag? Vermijd het verkeer, blijf op kantoor en onderhoud contacten ontspannen vanaf je bureaustoel. Videovergaderen brengt je de volgende voordelen:
- Je bespaart tijd en kosten.
- Je onderhoudt contacten beter.
- Het is laagdrempeliger dan een bezoek.
- Het is persoonlijker dan bellen.
- Van Australië tot China en de Verenigde staten: je vergadert met mensen over de hele wereld.
In deze blog lees je hoe je productiever vergadert via video.
1. De video meeting producer
Als producer sta je achter de schermen en regel je dat de opname soepel verloopt. In dit geval de videovergadering. Wat heb je nodig?
Een computer met webcam of een laptop met ingebouwde cameralens. Van Zoom tot GoToMeeting, Skype for Business en Adobe Connect. Programma’s waarmee je eenvoudig via video vergadert, bestaan in overvloed.
Zoom en HubSpot kunnen het goed met elkaar vinden. Je koppelt beide programma’s eenvoudig aan elkaar zodat je makkelijker meetings organiseert. In deze eerdere blogpost lees je hoe HubSpot Meetings leven eenvoudiger maakt.
Een laptop is ideaal. Je vergadert vanuit huis, kantoor of het vliegveld. Bovendien is de hardware op elkaar afgestemd zodat je altijd vergadert met optimale beeld- en geluidskwaliteit.
Ben je in een rumoerige ruimte? Maak gebruik van een koptelefoon. Onzichtbare oordoppen of formaat helikopterpiloot. Aan jou de keuze.
2. De regisseur
Je bent artistiek leider van het filmproces. Overdreven? Misschien. Een regisseur neemt de leiding. Als organisator van de vergadering doe jij dat ook. Of laat je alles aan het toeval over? Zoek de middenweg.
“Cut! Scene opnieuw.”
Je vergadert live. Voorbereiden en improviseren zijn beide essentieel voor een productieve video meeting. De opname stopzetten is geen optie. Hoe bereid je een videovergadering voor?
- Plan de meeting in.
- Formuleer en communiceer het doel van de vergadering.
- Maak een trailer. Stuur minimaal 3 dagen van tevoren een agenda rond en geef je gesprekspartner een impressie van de meeting.
- Schrijf een recensie. Zet alles klaar, zodat je de videovergadering kunt opnemen. Na afloop maak je de notulen die je verstuurt.
- Voel je comfortabel in de rol van voorzitter én deelnemer.
- Zorg dat niemand je stoort.
- Wees op tijd. Minimaal 5 minuten voor aanvang bel je in.
3. De acteur
Wacht. Voordat je naast je schoenen gaat lopen als een aanbeden Hollywoodster.
Hoofdrolspeler of figurant. Tijdens een video meeting speel je jezelf. Als acteur weet je wat je wilt zeggen en wanneer. Je kent het plot. De structuur van de vergadering geeft je houvast en stelt je in staat om op de ontknoping te anticiperen.
Elke acteur stond ooit voor het eerst voor de camera. Hoe voelde jouw favoriete acteur zich op dat moment? Onwennig. Voor jou geldt in het begin waarschijnlijk hetzelfde. Je bent niet de enige. Stelt dat je gerust? Zo niet, hieronder lees je een aantal tips die bijdragen aan een aangename sfeer tijdens het gesprek.
- Kijk naar het gezicht van je gesprekspartner en praat alsof je tegenover elkaar zit. Vergeet de camera.
- Doe alsof het de normaalste zaak van de wereld is.
- Articuleer duidelijk, praat rustig en luister aandachtig.
- Stel vragen en geef voldoende ruimte voor een antwoord. Door elkaar praten tijdens een video meeting is nog verwarrender dan in het echt.
- Zorg voor beeldmateriaal. Relevante PowerPoint slides maken het gesprek minder abstract en voorkomen dat je elkaar 1,5 uur aankijkt.
Aftiteling van je videomeeting
Videovergaderen bespaart je tijd en stelt je in staat belangrijke relaties regelmatiger te spreken. En te zien.
