Task management is een belangrijk ingrediënt voor het bieden van een geslaagde, vloeiende customer journey. Soms is het zelfs het doorslaggevende bestanddeel. De subtiele smaakmaker die net het verschil kan maken. Waarom? Met Inbound wil je klanten meenemen in een ‘flow’. Verschillende features binnen de Task Management Tool van HubSpot maken dat mogelijk.
Wat is task management?
Al ons handelen begint met een idee. In een werksetting bespreek je zo’n ingeving met collega’s. Is het idee volledig uitgekristalliseerd? Tijd voor concrete actie. Pas echter op dat teamleden als kip zonder kop aan de slag gaan zonder dat ze van elkaars werk op de hoogte zijn.
Met de Task Management Tool kan je de verschillende uitvoeringsfasen plannen. Ook kan je overkoepelende taken arrangeren. Wie houdt het budget bij? Welke medewerkers gaan content produceren? In welke volgorde vinden de werkzaamheden plaats, hoeveel tijd is er eigenlijk beschikbaar?
Task management helpt je om prioriteiten te stellen, verantwoordelijkheden vast te leggen, de financiën te bewaken en de voortgang te volgen.
De HubSpot Task Tool is door medewerkers ook te gebruiken als een persoonlijke assistent. Een geautomatiseerde to-do-list die continu updatet. Voor teams is de software handig om werkzaamheden onderling af te stemmen, om efficiënter te werken en om deadlines te halen.
Met taakbeheer ga je recht op je doel af. Dwaal je niet langer onnodig af. Het helpt je beloften aan klanten waar te maken. Alleen dan vier je aan het eind van de rit samen succes. De aftrap voor een langdurig partnerschap.
Prioriteiten stellen, status indicatie
Met taakbeheer houd je overzicht welke acties eerst moeten worden uitgevoerd. Time management! Je kan tijdscategorieën meegeven, zoals ‘today’, ‘tomorrow’ en ‘next week’.
Ook kan je prioriteiten bepalen door labels als ‘low’, ‘medium’ en ‘high’ aan bepaalde acties te hangen. Verder kan je met de task tool custom-made labels maken die exact aansluiten bij je eigen situatie.
Agenderen en prioriteiten stellen is één ding. Hoe zien teamleden van elkaar wat de voortgang is van taken zoals een belactie, het produceren van content en het toekennen van budget?
Dat doe je met een status systeem. Denk aan categorieën als ‘new’, ‘in-progress’, ‘on hold’ en ‘finished’. Maar natuurlijk kan je een taak ook als terugkerend bestempelen of als mislukt.
Voorbeelden Task management in HubSpot
Heeft iemand meerdere e-books gedownload? Zet dan automatisch een actie in de takenlijst van een salesmedewerker. Laat hem de afweging maken. Is dit het goede moment om deze sql te benaderen?
Hang taken aan deals. Stel dat je een voorstel hebt uitgebracht en na een week geen reactie hebt ontvangen. Plan vooraf automatisch een terugbel taak in. Zo laat je nooit een lead of prospect door de mazen van het net glippen.
Zit een klant in de onboarding fase? Deel automatisch service taken uit aan contact owners. Of vraag automatisch per e-mail na of de documentatie in goede orde is ontvangen.
Een ander voorbeeld. In HubSpot stel je eenvoudig een serie goed getimede, persoonlijke e-mails op om ze daarna in te plannen. Wanneer een lead tijdens zo’n sequence de beoogde actie heeft uitgevoerd, zoals het downloaden van content of het plannen van een meeting, wordt hij automatisch uitgeschreven.
Samenvattend: met de Task Tool kan je jezelf en teamleden herinneren aan het versturen van follow-ups of het maken van discovery calls. Zo maak je een efficiëntieslag en werk je sneller. De tijd dat je acties vergat uit te voeren behoort definitief tot de verleden tijd.
Persoonlijke Task Management Tips
Met de software van HubSpot kan je taken agenderen, delegeren en prioriteren. Neem echter ook je persoonlijke werkwijze onder de loep. Hoe manage jij je dagelijkse werkzaamheden?
De eerste tip: blijf focussen op het werk waar je mee bezig bent. Heb je ondertussen toch een ingeving? Word je gebeld voor een opdracht? Schiet je iets te binnen? Maak een taak aan in HubSpot. Dan kan je het van je afzetten en gerust verder werken.
Werk vanuit één applicatie, een centraal punt. Vaak noteer je iets in je smartphone, krabbel je wat op een vel papier, zet je snel iets in een Google Docs formulier. Een werkwijze waarbij je gauw het overzicht kwijt raakt.
Met marketing-, sales- en servicesoftware als HubSpot heb je alle data centraal onder handbereik. Alle gegevens, van notities en deals tot tickets zijn gekoppeld met het CRM: het centrale hart van de software. Zo houd je overzicht.
Het is handig om je eigen taken ‘smart’ te formuleren. Breek ze op in behapbare, concrete subdoelen. Zo maak je een to-do-list die je stapsgewijs kan afvinken.
Sommige werkzaamheden vragen meer energie en concentratie dan andere taken. Het geven van een demo is een voorbeeld. Met Taakbeheer kan je hier rekening mee houden. Laat zo’n intensieve activiteit volgen door een uurtje ‘administratie’ waarin je het CRM opschoont en je contacts actualiseert. Na een lange, intensieve meeting is het juist prettig om even ‘geestdodend’ werk te doen.
Task management gaat verder hand in hand met het automatiseren van terugkerende handelingen. Je kan herbruikbare follow-up templates maken voor sales e-mails, tekst snippets voor het snel beantwoorden van service faq’s. Verder kunnen marketeers vooraf meerdere socialmedia-posts inplannen. Van enkele berichten tot een maandenlange campagne.
