HubSpot heeft een speciale workflow-tool voor het automatiseren van marketing-, sales- en serviceprocessen. De winst? Snel en efficiënt werken, waardoor je kan opschalen zonder de persoonlijke ‘touch’ te verliezen. Voor het maken van nuttige workflows heb je wel inspiratie nodig. Met deze blog geven we een aanzet. Get those creative juices flowing!
Wat zijn HubSpot workflows?
Bij de inbound methode treed je op verschillende manieren in contact met je clientbase. Denk aan e-mail, via de website, op social media en de chat. Voor al deze kanalen kan je workflows instellen om je productie te versnellen.
Workflow om te verwelkomen
In deze online wereld laat je continu gegevens achter. Denk aan het inschrijven voor nieuwsbrieven van verschillende organisaties. Je mailbox puilt al snel uit en soms komen er e-mails voorbij zonder dat je direct de afzender herkent. Zonder dat je je herinnert dat je je hebt ingeschreven. Je eerste neiging? Deleten of afmelden.
Voorkom dit scenario door een verwelkomings-workflow te triggeren waarbij iemand direct een bevestigingsmail ontvangt na inschrijving. Je kan ervoor kiezen dit eerste bericht op te volgen met een ‘drip campagne’. Follow-ups waarin je de ontvanger wijst op je beste blogposts of op achtergrondartikelen waarin je de missie, visie van je bedrijf schetst.
Workflow voor onboarding
De conversie van een lead naar klant kan de trigger zijn voor een onboarding workflow. Vanaf dat moment kan je zo’n nieuwe customer een geautomatiseerde reeks e-mails sturen waarin je ze verwelkomt als klant en tips geeft om het maximale uit hun product of dienst te halen. Ook kan je later in de ‘sequence’ andere relevante oplossingen onder de aandacht brengen.
Workflow voor lead nurturing
Stel dat een bezoeker een e-book heeft gedownload. In een lead nurturing workflow ontvangt hij bijvoorbeeld na tien dagen een automatische e-mail waarin je hem vraagt de content te beoordelen. Je kan hem daarna een suggestie mailen voor nieuwe interessante content.
Lead nurturing is een proces waarbij je leads continu blijft voeden met relevante informatie. Dat is belangrijk, omdat niet elke lead direct ‘sales qualified’ is. Zo houd je leads betrokken en vergeet je nooit meer een conversie op te volgen.
Workflow voor mijlpalen
Je verjaardag is een vrolijke dag. Weer een jaar ouder en wijzer. Een goed moment om een contact te feliciteren en te verrassen met een speciale aanbieding. Natuurlijk kan je ook andere mijlpalen samen vieren. Denk aan het inspelen op grote evenementen zoals een WK, het herinneren aan feestdagen en inspelen op actuele, maatschappelijke ontwikkelingen.
Free trial HubSpot workflow
Met een free trial geef je de mogelijkheid aan prospects om je dienst of product uit te proberen. Wanneer het bevalt kunnen ze tot aanschaf overgaan of een abonnement afsluiten.
De trigger bij een free trial workflow is het invullen van het online webformulier voor het uitproberen van je dienst. Stuur als eerste netjes een e-mail om te bedanken, waarin je aangeeft dat je blij bent met de getoonde interesse.
Vanaf dat moment ga je in je workflow informatieve instructie mails opnemen. Vol tips en verwijzingen naar features. Ook kan je de lezer attenderen op andere online materialen. Zo help je first-time users om het beste uit hun trial-periode te halen.
Sluit de workflow af met een overtuigende aanbieding waarin je een scherp aanbod doet voor de betaalde versie.
Upsell of cross-sell workflow
Staar je niet blind op het converteren van nieuwe klanten. Bestaande loyale klanten kennen je werkwijze en aanbod al. Hun geneigdheid om een duurder abonnement te nemen, verwante producten en diensten af te nemen is daarmee veel hoger.
Maak een workflow in je CRM waarin je klanten opsplitst naar de dienstverlening die ze hebben afgenomen en de producten die ze hebben aangeschaft. Voor deze lijsten kan je afwijkende upsell en cross-sell workflows maken. In de verschillende workflows belicht je andere producten en diensten, draag je andere oplossingen aan, verwijs je naar andere informatie.
In deze workflows is het belangrijk om te segmenteren op type klant, de afgenomen producten en diensten en hoe lang geleden klanten voor het laatst zaken met je hebben gedaan.
Lead scoring workflow
Bij inbound probeer je leads stap voor stap door de funnel te leiden. Het is belangrijk om leads vanuit marketing pas door te sturen naar sales wanneer ze echt ‘sales ready’ zijn. Anders is het nabellen verspilde moeite en tijd.
Je kan een lead scoring workflow opzetten waarbij een lead pas ‘sales qualified’ is wanneer hij bepaalde acties heeft uitgevoerd.
Denk aan het meermalen bekijken van een bepaalde dienst of product op de website. Of het downloaden van twee whitepapers. Zulke acties triggeren een workflow waarbij je e-mails verstuurt waarin je nagaat of er vragen zijn over de bekeken diensten of gedownloade content.
In een volgende e-mail kan je een suggestie doen voor een productvergelijking. Langzaam werk je toe naar het moment voor het inplannen van een salesgesprek of video call.
Workflow tevredenheid belonen
Onderdeel van service is het vragen van feedback. Binnen HubSpot heb je verschillende surveys die je kan inzetten. De NPS gebruik je om de algemene klanttevredenheid te meten.
De respons gebruik je om de ingeslagen weg te blijven volgen of om de koers van de organisatie te verleggen.
Met geautomatiseerde workflows kan je een klantloyaliteit survey als de NPS ook gebruiken voor het verrassen van trouwe, tevreden klanten. Hoe? Betrek ze door exclusieve content te sturen, doe ze een speciaal aanbod of nodig ze uit voor een event of webinar. De trigger is de gegeven score.
Wat doe je met ontevreden klanten? Deze groep kan je opnemen in een workflow waarin je een enquête stuurt. Vraag bijvoorbeeld na waarop de lage score is gebaseerd. Als beloning voor het invullen kan je vervolgens alsnog een aanbieding doen of gratis content delen.
Hierboven hebben we een aantal scenario’s uitgewerkt waarbij ‘automation’ wordt ingezet om een prettige customer journey te bieden, meer betrokkenheid te genereren en leads niet weg te laten ‘sijpelen’.
Met marketing-, sales- en servicesoftware als HubSpot kan je zulke workflows instellen. Van relatief eenvoudig tot zeer geavanceerd.
