Contacten synchroniseren tussen HubSpot en AFAS

Handleiding voor het configureren, mappen en synchroniseren van contacten tussen HubSpot en AFAS Profit

Wanneer de app succesvol is geïnstalleerd in je HubSpot-omgeving, ga je naar Settings → Connected Apps en open je de AFAS-app.
Daar kies je het tabblad Settings → Object Mapping. Standaard wordt de Contact mapping geopend.

1. Kies de juiste AFAS-connectors

Voor het synchroniseren van HubSpot-contacten met AFAS-personen selecteer je de volgende connectors:

• Personen (GetConnector)
  → wordt gebruikt om personen op te halen uit AFAS

• Personen (UpdateConnector)
  → wordt gebruikt om personen aan te maken of te updaten in AFAS

2. Verplichte velden toevoegen

Om een persoon succesvol in AFAS aan te maken, moeten bepaalde velden altijd aanwezig zijn in je field mapping.
Als je een verplicht veld vergeet, toont HubSpot bij het opslaan een pop-up die aangeeft welk veld nog ontbreekt.

Verplichte AFAS-velden

Onderstaande velden zijn standaard verplicht voor KnPerson (Personen). Dit is de minimale set die AFAS nodig heeft volgens de Profit API-documentatie:

Basisgegevens

• FstName – Voornaam

• LstName – Achternaam

• Sex – Geslacht (M / V / O)

Adres of contactgegevens

• AFAS vereist minimaal één vorm van bereikbaarheid:

  • Email of

  • Tel of

  • MobTel

Relatiekoppeling

• DebtorNr of CreditorNr wanneer de persoon gekoppeld moet zijn aan een organisatie
  (alleen verplicht als jouw inrichting dat vereist)

Identificatie voor updates

• PbId (AFAS uniek persoons-ID)
  → alleen verplicht bij updates, niet bij aanmaken

---

3. Optioneel maar aanbevolen

Deze velden worden vaak gebruikt voor correcte synchronisatie, maar zijn niet verplicht in AFAS zelf:

• BirthDate

• Country

• ZipCode

• City

• Street

• MiddleName (Tussenvoegsel)

• Initials

---

4. Volledige referentielijst

Wil je alle beschikbare velden zien?
Bekijk dan de API-referentie van AFAS (KnPerson):

https://docs.afas.help/apidoc/nl/Organisaties%20en%20personen#post-/connectors/KnPerson

5. Bepalen welke HubSpot contacten naar AFAS gaan

Om HubSpot-contacten naar AFAS te kunnen synchroniseren, moet je eerst een lijst (segment) in HubSpot aanmaken. Alleen de contacten die in deze lijst staan, worden door de AFAS-integratie verwerkt.
Je kunt zelf bepalen welke contacten hierin terechtkomen door gebruik te maken van de uitgebreide filtermogelijkheden van HubSpot.

Wanneer je lijst klaar is, koppel je deze aan de AFAS-app:

1. Ga naar Settings → Connected Apps en open de AFAS-app.

2. Kies het tabblad Settings → Object Mapping. De Contact mapping wordt automatisch geladen.

3. Open de dropdown bij HubSpot Lists en selecteer de lijst die je wil gebruiken voor de sync.