Beheer eenvoudig welke organisaties worden gesynchroniseerd en richt de koppeling correct in met lijsten, mapping en AFAS-verplichtingen.
Onze integratie maakt het mogelijk om HubSpot-bedrijven automatisch te synchroniseren met organisaties in AFAS Profit. In dit artikel lees je hoe je deze synchronisatie instelt, welke AFAS-velden verplicht zijn en hoe je bepaalt welke HubSpot-bedrijven worden meegenomen in de sync.
De werking is vergelijkbaar met het synchroniseren van contacten, maar voor organisaties zijn er een aantal specifieke stappen — zoals het aanmaken van een bedrijfslijst (segment) en het configureren van de AFAS-connector KnOrganisation.
1. Hoe bepaalt de app welke HubSpot-organisaties worden gesynchroniseerd?
De synchronisatie werkt op basis van een HubSpot-lijst (segment).
Alleen bedrijven die in deze lijst staan, worden verwerkt en meegenomen in de sync naar AFAS.
1.1 Lijst (segment) aanmaken op bedrijfsniveau
Maak in HubSpot een nieuwe lijst aan onder Companies.
Met filters bepaal je zelf welke bedrijven mogen worden gesynchroniseerd.
Voorbeelden van veelgebruikte filters:
-
Bedrijfstype = Klant
-
“Synchroniseren met AFAS” = Ja
-
Bedrijf is in de afgelopen 30 dagen aangemaakt
-
Land = Nederland
Wanneer je lijst gereed is, koppel je deze later aan de integratie.
2. AFAS-connectors en verplichte velden
Voor het synchroniseren van organisaties gebruikt de integratie de AFAS-connector:
-
KnOrganisation – GetConnector (bedrijven ophalen)
-
KnOrganisation – UpdateConnector (bedrijven aanmaken of bijwerken)
Deze moeten geactiveerd zijn in de AFAS App Connector die je gebruikt voor de authenticatie.
2.2 Verplichte velden voor AFAS (KnOrganisation)
AFAS vereist bepaalde velden bij het aanmaken of bijwerken van een organisatie.
Zorg dat deze velden zijn opgenomen in je mapping in HubSpot.
Verplichte velden bij aanmaken (INSERT)
-
CrId – Organisatiecode (moet uniek zijn)
Veelgebruikte verplichte velden bij gerelateerde objecten
-
CoId – Landcode (verplicht wanneer een adres wordt meegestuurd)
-
MatchOga – Veelgebruikt bij updates om te bepalen welke AFAS-organisatie moet worden bijgewerkt
Let op: Iedere AFAS-omgeving kan aanvullende verplichte velden hebben (vrije velden, debiteurinstellingen, commerciële verplichtingen).
Raadpleeg je AFAS-beheerder of de officiële documentatie voor jouw landschap:
https://docs.afas.help/apidoc/nl/Organisaties%20en%20personen#post-/connectors/KnOrganisation
3. Mapping instellen in HubSpot (Company Mapping)
Binnen de integratie wordt vastgelegd welke HubSpot-bedrijfseigenschappen worden gekoppeld aan welke AFAS-velden.
-
Ga in HubSpot naar Settings → Connected Apps
-
Open de AFAS-app
-
Navigeer naar Settings → Object Mapping
-
Kies het tabblad Company Mapping
Zorg dat alle verplichte AFAS-velden aanwezig zijn in de mapping.
Ontbreekt een verplicht veld? Dan wordt het synchroniseren geblokkeerd totdat de mapping compleet is.
4. HubSpot-lijst koppelen aan de organisatiesync
-
Ga naar Settings → Connected Apps
-
Open de AFAS-app
-
Ga naar Settings → Object Mapping
-
Selecteer Company Mapping
-
Open de dropdown HubSpot Lists
-
Kies de bedrijfslijst die je hebt aangemaakt
-
Sla je instellingen op
Vanaf dit moment worden alleen bedrijven binnen deze lijst verwerkt en naar AFAS gestuurd.
5. Synchronisatiegedrag & aandachtspunten
-
Alleen bedrijven in de geselecteerde lijst worden gesynchroniseerd
-
Nieuwe bedrijven worden in AFAS aangemaakt wanneer alle verplichte velden aanwezig zijn
-
Bestaande organisaties in AFAS worden bijgewerkt volgens je mapping
-
Het verwijderen van een bedrijf uit HubSpot verwijdert deze niet uit AFAS
-
Pas je filters aan in de lijst? Dan verandert direct welke bedrijven meedoen
-
Test altijd eerst in Acceptatie of Test om foutieve data in productie te voorkomen