Handleiding voor het instellen van de AFAS-integratie

Dit artikel bevat een stappenplan waarin we uitleggen hoe je succesvol een verbinding tot stand kunt brengen tussen HubSpot en AFAS.

Volg het onderstaande stappenplan om een succesvolle connectie te maken tussen HubSpot en AFAS.

Stap 1 - Creëren van een koppeling

Na het inloggen op Cuex Connect, navigeer je naar "Mijn Koppelingen" en klik je op de knop "+ Koppeling toevoegen". Er verschijnt vervolgens een pop-up formulier waarin je de AFAS integratie selecteert.

Stap 2 - Verbinden van je HubSpot account

Ga naar de pagina "Mijn Koppelingen", zoek naar de optie voor HubSpot en klik op "Verbind Account". Er verschijnt een pop-up van HubSpot, waarin je selecteert welke HubSpot omgeving je wilt verbinden.

Zodra je HubSpot account succesvol is gekoppeld aan Cuex Connect, worden automatisch enkele properties aangemaakt op zowel contact, company- als dealniveau. Hieronder vind je de velden die standaard aangemaakt worden:

Contact niveau (Groep AFAS)

• AFAS Contact ID
• AFAS Gender
• AFAS Job Title
• Sync To AFAS
  

Company niveau (Groep AFAS)

• AFAS Company ID
• Betalingsvoorwaarde
• Branche
• Btw-identificatienummer
• Btw-plicht
• Code groepsadministratie
• Delivery condition
• House number
• Incassowijze SEPA
• Is Debiteur
• KVK nummer
• Preferred method of provision
• Source
• Status bewaking
• Type barcode
• Type klant
• Type partner
• Type verkooprelatie
• Verwerking order
• Verzamelrekening
• Voorkeursmedium

Deal niveau (Groep AFAS)

• Afas Administratie
• Afas Afgewerkt Magazijn
• Afas Afleveradres
• Afas atelier afwerkdatum
• Afas Bedrag Aanbetalen
• Afas Brutobedrag
• Afas Btw Bedrag
• Afas BTW Code
• Afas Eatelier Datum
• Afas Ekeer Ingepland
• Afas Elevering Toegezegd
• Afas Emagazijn Datum
• Afas Estimation Pallets
• Afas Extra Info
• Afas Factuurtotaal
• Afas Gewijzigd Op
• Afas Ingepland
• Afas Levering Gewenst Klant
• Afas Levering Toegezegd
• Afas Magazijn
• Afas Magazijn Afwerkdatum
• Afas Oorspr Atelier Datum
• Afas Oorspr Levering Toegezegd
• Afas Oorspr Magazijn Datum
• Afas Opdrachtnummer Referentie
• Afas Opnieuw Ingepland
• AFAS Order Nummer
• Afas Orderdatum
• Afas Reeds Betaald
• Afas Status
• Afas Uitleverbaar
• Afas Verkooprelatie
• Afas Verwerking Order
• Sync To AFAS

Stap 3 - Verbinden van je AFAS account

Op de pagina "Mijn Koppelingen" vind je ook een optie om je AFAS account te verbinden met het Cuex Connect platform. Zodra je op de button verbind account klikt krijg je een pop-up scherm te zien met een tweetal velden:

1. AFAS Environment ID

De AFAS Environment ID is een unieke identificatiecode die specifiek wordt toegewezen aan de omgeving van een organisatie binnen het AFAS-softwareplatform. Deze ID wordt gebruikt om de omgeving van de organisatie, waar alle gegevens en instellingen zijn opgeslagen, te identificeren en te onderscheiden van andere omgevingen.

Je kunt de AFAS Environment ID vinden op verschillende manieren, afhankelijk van hoe je toegang hebt tot de AFAS-omgeving:

1. In AFAS Online (Profit):

   • Log in op je AFAS-omgeving.
   • In de adresbalk van je browser zie je de URL van de AFAS-omgeving. De Environment ID is een gedeelte van deze URL. Bijvoorbeeld, in een URL als https://12345.afasonline.nl/profit/, is "12345" de Environment ID.

2. Via de AFAS-applicatie:

   • Als je in de AFAS-software werkt, kun je de Environment ID vaak vinden onder de instellingen of bij de algemene informatie over de omgeving, zoals onder "Informatie" of "Over" in het menu.

3. Bij het gebruik van de API:

   • Wanneer je de AFAS API gebruikt, moet je de Environment ID invoeren om de juiste omgeving te benaderen. Vaak wordt deze ID verstrekt door de systeembeheerder of kun je deze achterhalen via de API-instellingen in de AFAS-omgeving.

Als je deze ID niet kunt vinden, kan de systeembeheerder van je organisatie je helpen om deze te achterhalen.

2. Token

Een token binnen AFAS is een unieke, tijdelijke sleutel die wordt gebruikt om veilige toegang te verlenen tot de AFAS API's via een App Connector. Het token fungeert als een vorm van authenticatie, waardoor applicaties specifieke gegevens of functies binnen de AFAS-omgeving kunnen benaderen zonder gebruik te maken van traditionele inloggegevens.

In de volgende stap leggen we uit waar je het Token kan terugvinden binnen AFAS.

Stap 4 - Aanmaken App Connector in AFAS

Om de integraties met AFAS op te zetten heb je een APP Connector nodig. Een AFAS App Connector is een interface die externe applicaties in staat stelt om veilig te communiceren met en data uit te wisselen met de AFAS Profit-omgeving via API's. Het biedt gestructureerde toegang tot specifieke gegevens en functionaliteiten binnen het AFAS-systeem.

Volg de onderstaande stappen om zelf een App Connector aan te maken in AFAS

• Log in op AFAS Profit:

  • Ga naar je AFAS Profit-omgeving met beheerdersrechten.

• Navigeren naar App Connectoren:

  • Ga naar "Algemeen" > "Beheer" > "App connectoren".

• Nieuwe App Connector Aanmaken:

  • Klik op "Nieuw" om een nieuwe App Connector aan te maken.
  • Voer een naam en omschrijving in voor de App Connector.
  • Selecteer de juiste rechten en instellingen voor de connector, zoals toegestane IP-adressen en gebruikers.

• Opslaan:

  • Klik op "Opslaan" om de nieuwe App Connector te creëren.

  

Verkrijgen van de Token

• • Na het opslaan krijg je de mogelijkheid om het token te kopiëren. Dit token heb je nodig om de verbinding te maken met de App Connector via de API.
  • Belangrijk: Kopieer het token meteen en sla het veilig op, want je kunt het later niet opnieuw opvragen in AFAS. Als je het token kwijt bent, moet je een nieuw token aanmaken.

Stap 5 - Uploaden van Get & Update Connectors voor de App Connector

Wij hebben alvast een standaardset van Get Connectors voor je aangemaakt. Download de GET connectors via deze link. Hieronder vind je informatie over hoe je Get- en Update Connectors toevoegt aan je App Connector.

• Open de App Connector:
  • Zoek en selecteer de zojuist aangemaakte App Connector in de lijst.
• Navigeren naar Get Connectors:

• • Binnen de App Connector, ga naar het tabblad "Get connectors".

• Uploaden van Get Connectors:

  • Klik op "Importeren".
  • Selecteer de onderstaande Get Connectors om te uploaden:
    Cuex_Contacten
    Cuex_Verkooprelaties
    Cuex_Salesorders
    Profit_Address
    Profit_Administrations
    Profit-Contacts

• • Configureer de instellingen, zoals de datavelden en filters die je wilt gebruiken.
• Navigeren naar Update Connectors:
  • Binnen de App Connector, ga naar het tabblad "Update connectors".
• Uploaden Update Connectors

• • Klik op "Toevoegen".
  • Selecteer de volgende Update Connectors vanuit de beschikbare lijst binnen AFAS.
    KnPerson
    KnContact
    KnOrganisation
    KnSalesRelationOrg
  • Configureer de instellingen, zoals de datavelden en filters die je wilt gebruiken.
• Opslaan en Activeren:
  • Klik op "Opslaan" om de Get Connectors te activeren binnen de App Connector.

Nu is de App Connector klaar voor gebruik. In het volgende artikel leggen we de werking van de integratie verder uit.